Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk?

DearDay wordt aangeboden door Erik van Eck, de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die binnen de DearDay-dienst worden verwerkt. Dit beleid geldt voor de Android-app DearDay (pakketnaam nl.avroditus.dearday) en deze website.

Vragen over privacy of een verzoek over je gegevens kun je sturen naar erik.vaneck@gmail.com. Vermeld dat het over DearDay gaat. Stuur geen dagboekteksten, wachtwoorden of betaalkaartgegevens mee.

2. Je dagboek op je toestel

Notitietitels, teksten, gekozen datums, bewerkingsdatums, opgeslagen reflecties en de lokale zoekindex staan in een versleutelde database op je toestel. De sleutel wordt via de beveiligde opslag van Android bewaard. De app biedt lokale zoek- en kalenderfuncties; je kunt zonder internet schrijven en teruglezen.

DearDay vraagt het besturingssysteem om je identiteit te controleren met biometrie of je apparaatcode. DearDay ontvangt het resultaat van die controle, niet je vingerafdruk, gezichtsgegevens of apparaatcode.

Het gebruik van de huidige app synchroniseert je volledige dagboek niet automatisch met een DearDay-cloudarchief. Een hersteld abonnement herstelt toegang tot Plus, niet je notities. Door lokale notities te verwijderen, appgegevens te wissen of de app te verwijderen kun je de lokale inhoud verliezen.

3. AI-reflecties en dicteren

Je beslist eerst zelf

AI-functies vragen een actief Plus-abonnement en jouw expliciete toestemming. In Instellingen kun je AI uitschakelen. Dat stopt nieuwe verwerking; eerder opgeslagen notities en voltooide reflecties blijven leesbaar. Je kunt ook individuele notities uitsluiten van AI-reflecties.

Hoe vindt DearDay verwante onderwerpen?

Als AI-reflecties zijn ingeschakeld, zoekt DearDay automatisch naar notities of passages die inhoudelijk bij je nieuwe notitie passen. Een taalmodel op je toestel zet passages om in getallen die hun betekenis weergeven (embeddings). Door die te vergelijken kan de app verwante onderwerpen herkennen, ook wanneer je andere woorden gebruikt. Ook woordoverlap en datums helpen bij de selectie. Als het lokale taalmodel niet beschikbaar is, valt de app terug op woordoverlap.

Deze semantische zoekindex wordt in de versleutelde database op je toestel bewaard. Voor het maken en vergelijken van deze embeddings wordt geen dagboektekst naar een clouddienst gestuurd. Notities die je van AI hebt uitgesloten worden niet meegenomen. De geselecteerde tekst wordt vervolgens wel verstuurd om de AI-reflectie te maken, zoals hieronder beschreven.

Wat wordt verstuurd voor een reflectie?

De app selecteert op je toestel je nieuwe notitie en maximaal vijf relevante notities of fragmenten. De geselecteerde tekst en datums gaan via de beveiligde DearDay-backend naar onze AI-provider om een reflectie te maken. De permanente lokale notitie-identificaties en databasesleutel worden niet meegestuurd. De DearDay-reflectiedienst slaat de ingestuurde dagboektekst en de gegenereerde reflectie niet op in zijn database.

Op Android kan een al voorbereide reflectie verder worden verwerkt terwijl de app vergrendeld is. Daarvoor staat tijdelijk een afzonderlijk versleuteld pakket met geselecteerde tekst klaar. Het volledige dagboek wordt daarvoor niet opnieuw ontgrendeld. Het pakket wordt na verwerking opgeruimd; het resultaat wordt versleuteld bewaard en na ontgrendeling ingelezen.

Wat gebeurt er met audio?

Alleen wanneer je dicteren start, wordt na microfoontoestemming je audio via de DearDay-backend naar onze AI-provider gestuurd voor transcriptie. DearDay bewaart geen audio-opnamen. Je kunt de herkende tekst in de editor controleren en als notitie opslaan. Voor gebruiksbeheer worden onder meer de audioduur en kosten geregistreerd.

Verwerking door onze AI-provider

Onze AI-provider is een externe leverancier van clouddiensten voor generatieve AI en spraakherkenning. Onze AI-provider verwerkt de toegestuurde inhoud om het gevraagde antwoord of de transcriptie te leveren. Volgens het standaardbeleid van onze AI-provider wordt API-inhoud niet gebruikt voor modeltraining, tenzij de API-klant daarvoor kiest. Onze AI-provider kan gegevens tijdelijk bewaren voor misbruikcontrole en wettelijke verplichtingen; het niet opslaan door DearDay betekent dus niet dat geen enkele dienstverlener gegevens bewaart. Meer informatie staat in de zakelijke privacyinformatie van onze AI-provider en de uitleg over API-gegevens. Via deze links vind je ook de identiteit en voorwaarden van de huidige provider.

Je notities kunnen gevoelige informatie bevatten, bijvoorbeeld over gezondheid of overtuigingen. Houd daar rekening mee wanneer je toestemming geeft voor cloudverwerking. AI-reflecties zijn bedoeld om bij stil te staan, niet voor diagnoses of besluiten met juridische gevolgen.

4. Technische identiteit en gebruiksgegevens

Je hoeft zelf geen inloggegevens op te geven. Voor toegang tot de backend maakt de app een willekeurige technische identiteit en bijbehorende aanmeldgegevens aan. Deze worden beveiligd op het toestel bewaard. De technische identiteit is geen door jou opgegeven e-mailadres. Ze maakt het mogelijk toestemming, abonnementsrechten en gebruikslimieten te beheren.

Bij gebruik van de clouddiensten registreren we noodzakelijke technische gegevens, zoals het soort bewerking, tijdstip, duur, model, hoeveelheid teksttokens of audio, status en kosten. Een beveiligde controlewaarde van een reflectieverzoek helpt dubbele verwerking voorkomen; deze controlewaarde is geen kopie van je dagboektekst. Netwerkdiensten verwerken daarnaast onder meer je IP-adres voor het afhandelen en beveiligen van verbindingen.

Optionele gebruiksstatistieken

Gebruiksstatistieken hebben een afzonderlijke toestemmingskeuze in Instellingen. Bij toestemming verstuurt de app een willekeurige installatiecode, de eerste gebruiksdag, actieve dagen, appversie en platform. De server kan op basis van het IP-adres een landcode bepalen. Het IP-adres wordt niet in deze statistiektabel opgeslagen. De statistieken bevatten geen notitieteksten en worden niet via de technische cloudidentiteit gekoppeld aan je dagboek.

Bij intrekken van deze toestemming stopt het verzamelen en vraagt de app verwijdering van de bijbehorende statistieken aan. Als je offline bent, wordt dat verzoek verstuurd zodra er weer verbinding is.

5. Advertenties en abonnementen

Gratis versie

De gratis versie kan advertenties van Google AdMob tonen. De app vraagt niet-gepersonaliseerde advertenties aan en gebruikt waar nodig Google’s toestemmingsscherm. Ook niet-gepersonaliseerde advertenties kunnen technische gegevens verwerken, zoals IP-adres, apparaat- of advertentie-identificaties, appinteracties en diagnostische gegevens, bijvoorbeeld voor advertentielevering, rapportage en fraudepreventie. Welke gegevens beschikbaar zijn hangt ook af van je toestemming en apparaatinstellingen.

DearDay stuurt geen dagboektekst mee voor advertentietargeting. Advertentiekeuzes kun je aanpassen via de advertentieprivacy-optie in Instellingen wanneer die beschikbaar is, en via je Android-instellingen. Lees ook hoe Google gegevens van apps gebruikt. Bij een vastgesteld actief Plus-abonnement initialiseert DearDay geen advertenties.

DearDay Plus

Google Play verwerkt je aankoop en betaling. DearDay ontvangt technische abonnementsgegevens om toegang te controleren en aankopen te herstellen, zoals product, status, vervaldatum en een aankoopbewijs in de vorm van een aankoop-token. DearDay bewaart het token versleuteld en gebruikt een controlewaarde om aankopen te herkennen. DearDay ontvangt geen volledige betaalkaartgegevens.

Een abonnement opzeggen, een DearDay-identiteit verwijderen en lokale notities verwijderen zijn verschillende handelingen. Je zegt Plus op via Google Play; de app verwijderen beëindigt het abonnement niet.

6. Waarvoor en op welke grondslag?

Toestemming weigeren voor AI of optionele statistieken verhindert het schrijven en lezen van je lokale dagboek niet. Intrekken verandert niets aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

7. Wie verwerkt gegevens?

• Microsoft Azure: hosting van de website, DearDay-backend en technische database.
• Onze AI-provider: een externe leverancier van clouddiensten voor generatieve AI en spraakherkenning, die geselecteerde inhoud voor AI-reflecties en audio voor transcriptie verwerkt. De privacy- en verwerkingsinformatie staat via de links in onderdeel 3.
• Google: Google Play voor abonnementen en AdMob voor advertenties in de gratis versie. Google verwerkt ook gegevens voor eigen doeleinden volgens zijn privacybeleid.
• Erik van Eck: beheer, ondersteuning, beveiliging en behandeling van privacyverzoeken. De huidige reflectiedienst geeft het beheerportaal geen toegang tot je lokale dagboektekst.

De huidige DearDay-backend wordt gehost in Europese Azure-regio’s. Dit is geen garantie dat alle verwerking uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte plaatsvindt: onze AI-provider, Google en hun dienstverleners kunnen ook daarbuiten verwerken. Daarvoor gelden de toepasselijke doorgiftewaarborgen van de betreffende dienstverlener, zoals standaardcontractbepalingen en, waar van toepassing, een adequaatheidsbesluit. Je kunt ons vragen om informatie over de concrete ontvangers, verwerkingslanden en toepasselijke waarborgen.

8. Hoe lang blijven gegevens bewaard?

• Lokale notities en reflecties: totdat je ze op je toestel verwijdert of de lokale appgegevens wist. DearDay kan deze lokale gegevens niet op afstand voor je terughalen of verwijderen.
• Tekst en audio voor de huidige AI-functies: DearDay verwerkt deze voor het verzoek, zonder een blijvend serverarchief van tekst, antwoorden of audio. Voor onze AI-provider gelden de hierboven genoemde eigen bewaarbeperkingen.
• Optionele activiteitsstatistieken en reflectiecontrolewaarden: worden in de reguliere opschoning na 90 dagen verwijderd. Statistieken worden ook op verzoek van de app verwijderd wanneer je toestemming intrekt.
• Afgehandelde AI-gebruiks- en kostenregels: na 90 dagen wordt de directe koppeling met de technische gebruikersidentiteit verwijderd; afgehandelde regels worden na 13 maanden verwijderd. Regels waarvan kosten nog niet zijn vastgesteld kunnen langer blijven staan om ze af te handelen. Dit zijn geen dagboekteksten.
• Technische cloudidentiteit, toestemming en abonnementsbewijs: blijven beschikbaar zolang ze nodig zijn voor toegang, herstel en gebruiksbeheer. Voor vervallen aankoop-tokens is momenteel geen automatische vaste verwijdertermijn ingericht. Je kunt een verwijderverzoek indienen; een wettelijke bewaarplicht of noodzakelijk onderzoek kan reden zijn om bepaalde gegevens langer te bewaren.
• Operationele Azure-logboeken: de huidige centrale logomgeving heeft een bewaartermijn van 30 dagen. SQL-herstelkopieën hebben een herstelvenster van 7 dagen. Verwijdering uit de actieve database werkt daardoor niet onmiddellijk door in iedere herstelkopie.
• Contactberichten: zolang nodig om je verzoek te behandelen en eventuele vervolgvragen of verplichtingen af te handelen.

9. Jouw keuzes en privacyrechten

In de app kun je notities en reflecties verwijderen, notities uitsluiten van AI en toestemming voor AI of gebruiksstatistieken intrekken. Microfoon- en notificatierechten beheer je ook via Android.

Je kunt ons vragen om inzage, een kopie, correctie, verwijdering of beperking van persoonsgegevens die wij over je verwerken. Waar van toepassing kun je gegevensoverdracht vragen en bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. We behandelen een verzoek in beginsel binnen één maand; als een toegestane verlenging nodig is, laten we dat weten.

Omdat de app met willekeurige technische identiteiten werkt, kunnen we gegevens niet altijd vinden met alleen je e-mailadres. We kunnen daarom om minimale aanvullende informatie vragen om je verzoek veilig te koppelen aan jouw installatie of aankoop. Stuur geen wachtwoorden, volledige identiteitsbewijzen of dagboekinhoud mee.

Voor een verwijderverzoek kun je terecht op Gegevens verwijderen of mailen naar erik.vaneck@gmail.com. Een verzoek is ook mogelijk zonder de app opnieuw te installeren. Als je niet tevreden bent over de behandeling, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Deze website

Deze website is een informatiesite. We plaatsen hier geen analytics- of advertentiecookies, gebruiken geen trackingpixels en laden geen externe lettertypen. Het dagboekvoorbeeld is fictief en werkt in je browser; het verstuurt geen notities. De website heeft geen registratie- of invoerformulier.

Bij een bezoek aan de algemene homepage gebruiken we de voorkeurstaal van je browser om Nederlands of Engels te kiezen. We vragen hiervoor geen locatie op en gebruiken geen externe locatiedienst. Met NL / EN kun je zelf wisselen. We bewaren alleen die taalkeuze in de lokale browseropslag (localStorage), totdat je deze wijzigt of je websitegegevens wist. Deze voorkeur wordt niet naar DearDay verstuurd en wordt niet voor tracking gebruikt.

De hostingdienst verwerkt de netwerkgegevens die nodig zijn om de pagina’s te leveren, zoals je IP-adres en verzoekgegevens. Wanneer je op een e-maillink klikt, opent je eigen e-mailprogramma; pas als je zelf een bericht verstuurt, ontvangen wij je bericht en afzendergegevens. Externe links, bijvoorbeeld naar Google of onze AI-provider, hebben hun eigen privacybeleid.

11. Wijzigingen

Als de app of gegevensverwerking verandert, werken we deze pagina bij. De datum bovenaan laat zien wanneer dit beleid voor het laatst is aangepast. Voor nieuwe verwerking waarvoor toestemming nodig is, vragen we die toestemming in de app.